Як навести лад у власній електронній пошті: 11 порад журналістам

Фото: business2community.com

Перш за все варто визначити мету, заради якої ми беремося навести лад у наших стосунках із електронною поштою. Особисто для мене це економія часу — найціннішого ресурсу і для журналіста, і для будь-якої людини загалом. Тож наші дії мають бути спрямовані на те, щоби проводити зі своєю поштовою скринькою саме й лише стільки часу, скільки потрібно для ефективної роботи — й не більше.

1.Встановіть періодичність перевірки своєї поштової скриньки й дотримуйтеся її.

Просто порахуйте, скільки разів за день ви перевіряєте пошту. Припускаю, цифра вас здивує. І якби ж то була лише одномоментна перевірка: переглянув список вхідних листів, видалив зайві — й вийшов. Часто ми «зависаємо» в пошті надовго, і сумарно час «зависання» за цілий робочий день може виявитися чималим. Тому варто визначити базовий алгоритм дій: зайшли — перевірили — вийшли. А також визначити періодичність. Наприклад, на початку робочого дня, в обід і наприкінці роботи. Зрештою, все одно сповіщення на екрані вашого смартфона (якщо ви використовуєте пошту на Gmail) не дадуть вам забути про нові листи. А якщо ви не користуєтеся сповіщеннями для смартфона — повірте, нічого надзвичайного не трапиться, коли ви впродовж кількох годин просто не перевірятимете пошту. Із мого досвіду, зі справді термінових питань люди зазвичай телефонують, а не пишуть електронні листи. Принаймні — коли питання «горить», а відповіді на лист немає.

«А як же відповідати на листи?» — запитаєте. Про це — друга порада.

2. Визначте собі фіксований час для відповідей на нетермінові листи.

Спершу я почав практикувати це зі вхідними нетерміновими телефонними дзвінками. Особливо тими, що приходять із незнайомих номерів. Або коли прізвище додзвонювача дає вам зрозуміти, що розмова — нетермінова і більше потрібна йому, аніж вам. Тож навіщо зриватися щохвилини, заважати іншим, коли сидите на якомусь заході, або вибігати з зали, де проходить прес-конференція, в коридор, щоби почути, приміром: «Вас вітає інтернет-магазин...» Можна, приміром, домовитися з самим собою: щодня з 17-ї до 18-їгодини я відповідаю на нетермінові дзвінки, які отримував упродовж дня. Тоді, коли ви працюватимете над статтею, ви справді працюватимете над статтею, а не поєднуватимете це з постійним відволіканням на дзвінки. А о 17-й годині ви візьмете до рук телефон, зайдете до журналу дзвінків і послідовно наберете всі номери, з яких вам телефонували впродовж дня. Можна так й пояснити: «Я не мав змоги відповісти вам, коли ви телефонували, а зараз готовий поспілкуватися». До речі, цілком імовірно, що частина прохань, із якими до вас мали звернутись, уже втратили актуальність, і людина вирішила проблему самостійно. Наприклад, знайшла чийсь телефонний номер, про який збиралася запитати вас.

Те саме можна робити і з електронними листами. Схема та сама: впродовж дня ви декілька разів переглядаєте пошту, видаляєте непотрібні листи, а потрібні — залишаєте (можна переносити їх до спеціальної папки «Відповісти»). А о 17-й годині сідаєте — і швиденько на все відповідаєте. Ідеальний результат такої роботи — порожня папка «Відповісти». Яка наступного разу так само спорожніє рівно за добу.

3. Пишіть чернетки відповідей.

Якщо відповідь на лист не обмежується кількома реченнями, а потребує напруженої роботи думки, а часом і ювелірного відточування формулювань — знову ж таки, не відволікайтесь на це «в режимі реального часу». Напишіть чернетку відповіді — декілька тез-думок, які стануть основою майбутнього листа. А потім — збережіть цей «каркас» у папку «Чернетки». Коли прийде час відповідати на листи (див. п. 2) — ви допрацюєте чернетку до належного вигляду.

У яких випадках варто створювати чернетку? Тоді, коли ви побоюєтеся, що до вечора втратите думку, що має лежати в основі листа. Коли ідеї для відповіді з'явились у вас миттєво (й так само можуть миттєво зникнути, якщо не будуть зафіксовані письмово) — а часу на їх оформлення у зв'язний текст саме зараз бракує.

4. Сортуйте вхідні листи за папками.

Наприклад, я підписаний на близько 100 сповіщень за темами, що мене цікавлять, у Google Allerts. Самі розумієте, кількість вхідних листів у такому разі — досить солідна щодня. Але я створив для всієї цієї кореспонденції підпапку «GA» у папці «Вхідні» — і сповіщення від пошуковика не відволікають мене від інших листів. А раз на декілька днів я заходжу до відповідної папки й перечитую відразу всі листи з новими сповіщеннями.

Так само можна створити підпапки для вхідних листів із будь-якої теми, яка присутня у вашій кореспонденції достатньо регулярно: наприклад, ваша додаткова робота-фріланс, якийсь окремий проект, у якому ви зайняті, або, приміром, ваше навчання (для студентів). Мета цього — структурувати спершу сам вміст вашої електронної скриньки, а як похідна від цього, — структурувати ваш час, розподіливши його між різними завданнями.

5. Заповнюйте поле «кому» останнім, уже після створення тексту листа.

Це також зекономить ваш час. Вам не доведеться потрапляти в незручні ситуації, коли випадкове натискання кнопки «Відправити» спрямувало ваш лист адресатові ще до того, як він був повністю готовий. Виявивши це, ви, ймовірно, писатимете людині ще одного листа: мовляв, перепрошую, забув причепити вкладений файл... Або: «У попередньому листі з технічних причин допущено ряд неточностей, приношу вибачення і надсилаю виправлений варіант...». Не знаю, як ви, а я такі листи отримую періодично. Часом сама тема листа «кричить» про причину його появи в моїй папці «Вхідні» — «Перепрошую, забула причепити файл»...

Навіщо створювати незручність собі й адресатові?! Можна просто домовитись із собою: спершу пишете текст листа і прикріплюєте вкладені файли, якщо вони є, — а лише останнім кроком заповнюєте поле з адресою. Без адреси лист не піде — і вам буде спокійніше.

6. Якщо на лист можна відповісти миттєво — зробіть це.

Здавалося б, порада суперечить пункту 2. Але тут мова саме про ті листи, на які можна відповісти коротко й миттєво. Наприклад, щодо підтвердження участі у прес-заході. Пишете одне речення: «Дякую, свою участь підтверджую» — і однією виконаною справою більше. Тут вступає в силу відоме «правило трьох хвилин»: якщо завдання можна виконати за три хвилини — просто виконайте й забудьте.

Але тут є важливе уточнення: таких термінових «листів на три хвилини» не можуть бути десятки. Інакше ви знову занурюютеся з головою в нетрі своєї електронної скриньки, і час не економиться, а витрачається. Тому ще раз: термінова відповідь — тільки й саме на термінові листи.

Які листи вважати терміновими? Передусім ті, які мають чіткий дедлайн для відповіді. Здебільшого це реєстрація або підтвердження реєстрації на прес-заходи. А ось на листи типу «Прошу поділитись своїми ідеями щодо...» варто відповідати в «Годину листів» наприкінці дня.

Якщо у вас є керівник, який спілкується з вами електронною поштою, — вочевидь, листи від нього теж потраплять у категорію термінових. За винятком тих, де вас просять «до кінця тижня подати пропозиції...».

7. Регулярно видаляйте листи, які вас не зацікавили.

Якщо лист «провисів» у вашій скриньці певний час (встановіть його самі — можливо, це будуть три дні, можливо, тиждень) — і ви не спромоглися на нього відповісти (а часом і відкрити) — сміливо видаляйте. Ви вже навряд чи займатиметеся цим листом усерйоз. Адже якби там було справді щось важливе — ви б не тягнули стільки часу з відповіддю. Ось, приміром, прийде вам запрошення відвідати медіаконгрес у США за рахунок сторони, що приймає — ви ж не будете тиждень думати, що з тим листом робити, правда? А ось прес-реліз від невідомої вам раніше громадської організації з результатами моніторингу чогось там, про який ви думаєте: «Можливо, колись зроблю з цього статтю, якщо не буде про що писати», — реальний кандидат на видалення. Був би моніторинг справді цікавим, а організація — відомою та авторитетною, повірте, ваша підсвідомість сама зорієнтувала би вас на швидку реакцію, а не на відкладання справи в довгий ящик. Тому замість «довгого ящика» кращий варіант — скринька «Видалені».

У цій практиці головне — постійність. Пропустите кілька днів — і знову папка «Вхідні» завалена непотребом. Тому подібні «чистки» варто робити щодня. Виділивши для цього, приміром, 5 хвилин наприкінці робочого дня.

8. Ранжуйте листи за важливістю: вони створюють для вас можливість чи потребують ваших ресурсів?

Проаналізуйте свої вхідні телефонні дзвінки за день. Беруся припустити, більшість із них стосувалися певних прохань до вас. І в цьому немає нічого дивного: на взаємодопомозі тримається світ. Сьогодні ви — комусь, завтра — хтось вам. Проте ви, думаю, так само погодитеся: є люди, які тільки просять і нічого не дають взамін. Є організації, які потребують інформаційного партнерства з боку вашого ЗМІ, але їхня пропозиція у відповідь — не цікава ні для вашого ЗМІ, ні для вас особисто. То чи варто витрачати час на ці листи?

Приміром, сайт, де я працюю, має приблизно 20 тис. унікальних відвідувачів щодня. В окремі місяці сумарна цифра доходить до мільйона. Як думаєте, чи зацікавить мене як головного редактора чи моїх колег пропозиція обмінятися банерами із сайтом, який позиціонує себе як «молодий та амбітний інтернет-ресурс, який за останній місяць відвідало майже 10 тис. людей»?!.. А подібні пропозиції надходять майже щодня. Кому потрібне таке «партнерство в одні ворота»? Точно не нам. Аналогічно — з пропозиціями виділити газетну площу й поставити на сайті банер із рекламою заходу, який відбудеться на іншому кінці України для аудиторії, яка не є для нас цільовою. Кому це вигідно? Знову ж таки, точно не нам. Навіть із урахуванням того, що організатори обіцяють «розмістити ваш логотип у каталозі, який отримають всі 200 відвідувачів нашої виставки».

Подібних пропозицій щодня надходить не одна. Думаю, якщо ви проаналізуєте свою папку «Вхідні», то побачите схожу картину. Не кажу про спам — маю на увазі саме листи з не цікавими і не потрібними вам пропозиціями.

Із цієї ж серії — прохання про допомогу від людей, яких ви не знаєте й ніколи не бачили. Можете вважати мене циніком, але я переконаний: допомагати краще тим, хто живе поряд із тобою. У кожного з нас таких людей — і в родині, і серед колег, і в колі спілкування, і в населеному пункті, де мешкаємо, — вистачає. Тому, вважаю, нічого страшного не станеться, якщо ви відправлятимете відразу в кошик всі вхідні електронні листи від незнайомих людей із незнайомих адрес, далеких від вашого фактичного місця проживання і роботи, які починаються зі слова «допоможіть». У вашому місті є волонтери, які підтримують армію, та благодійний фонд, що опікується онкохворими дітьми? Ось і допомагайте їм.

А ось листи з проханнями від людей та організацій, які можуть створити для вас можливості (або створювали їх у минулому, а тепер сумління підказує вам, що треба «відпрацювати» колишні «бонуси»), — першочергові кандидати на відповідь. У цьому випадку я би поєднав рекомендації з п. 6 та п. 2: якщо на лист можна відповісти миттєво і стисло — негайно зробіть це, якщо ж відповідь потребуватиме обмірковування (наприклад, потрібно заповнити аплікаційну форму для участі в закордонному стажуванні) — стисло відпишіть одразу, подякувавши за надану можливість і пообіцявши в якнайкоротші терміни виконати умови участі, а потім, у час, відведений вами самому собі для відповідей на нетермінові, але важливі листи (наприклад, щодня з 17-ї до 18-ї години) — заповніть «аплікаційку» й відправте за адресою.

Застосовуючи такий підхід, із часом ви натренуєтеся миттєво сканувати папку «Вхідні» з погляду простого запитання: «Цей лист містить можливість для мене — чи потребує ресурсів без належної компенсації?»

Звісно, є третя категорія листів — ті, автори яких нічого не пропонують і нічого не потребують, а просто інформують. (Хоча насправді вони теж потребують — висвітлення, в якому можете допомогти саме ви.) І в журналіста саме таких листів зазвичай найбільше. Проте і їх можна відфільтрувати за допомогою простого запитання: «Ця інформація мені потрібна? Вона стане темою матеріалу? Збагатить моє розуміння тенденцій суспільного розвитку?». Беруся припустити: щодо більшості листів відповідь буде заперечною.

  • Прес-реліз маловідомої громадської організації про проведене обговорення результатів моніторингу аналітичного дослідження рівня прозорості чогось-то там...
  • Радісний рапорт прес-служби державної установи про те, що всі їхні працівники прийшли на роботу у вишиванках.
  • Мейл від піар-агентства про те, що їхній клієнт випустив новий продукт.
  • Емоційний реліз прес-служби співака, якого ви вперше чуєте, про його новий кліп (ви взагалі-то і про старі не знали і якось жили).

Знайомі вам ці категорії? Усе це — прямі кандидати в папку «Видалені». Без зайвих роздумів. Як і прохання взяти участь в опитуванні, яке «займе не більше години вашого часу». Якщо ваша участь в опитуванні не оплачується, або його тема вам не цікава, або результати вашої участі не можна буде використати для самореклами чи власного професійного розвитку (наприклад, отримавши, як один із респондентів, цінний аналітичний звіт із підсумками дослідження, щоб надалі використовувати в роботі) — не думаю, що на опитування варто витрачати час. Тому що його організатори просто хочуть обміняти свій дорогий час на ваш дешевий. Точніше, на ваш час, до якого вони приклеїли ярлик «дешевий». Але хто сказав, що ваш час справді дешевий? Не робіть його таким. І люди поступово звикнуть: по дрібницях вас турбувати не варто. Бо можна весь час вирішувати проблеми інших людей, не встигаючи жити власним життям. У менеджменті це зветься «змусити інших людей працювати на ваші цілі». Воно вам треба?..

9. Відпишіться від усього, від чого можна відписатися.

«Звідки вони мене знайшли, що постійно надсилають цей спам?» — певно, не раз думали, переглядаючи папку «Вхідні», завалену інформаційним «сміттям». Та хіба ж ви пам'ятаєте всі випадки, коли залишали свій мейл, реєструючись на якийсь захід, бажаючи отримати безкоштовний pdf на певну тему або просто залишивши електронну адресу на сайті, який ненав'язливим величезним pop-up банером попросив про це, «аби ви завжди були в курсі наших новин»?! Тепер це вже не важливо. Просто виділіть годинку часу, перегляньте папку «Вхідні» (наприклад, у той самий час із 17-ї до 18-ї, відведений для відповідей на нетермінові листи), виявіть усі розсилки, які отримуєте регулярно — знайдіть у «тілі» листа кнопку «відписатися» — і зробіть це. Якщо такої можливості немає — можна і напряму звернутися до адресата з проханням виключити з розсилки. З мого досвіду, люди зазвичай реагують спокійно і не ображаються. А у вашій пошті — одним або кількома спамами менше.

10. Якщо вам є кому переслати лист для реагування — зробіть це й забудьте.

Ця порада підходить для редакторів. Або для інших медіаменеджерів, у яких є підлеглі. Щодня ми отримуємо чимало листів із проханням «розмістити новину». Якщо у вас є підлеглий, здатний це зробити, — перешліть йому лист і забудьте. Якщо підтримання контактів із джерелом, що надіслало новину, є для вас стратегічно важливим, або якщо людина через певний час сама нагадає про себе — вам тільки залишиться проконтролювати виконання доручення, в разі потреби нагадавши відповідальному про своє завдання. Якщо ж стосунки  джерелом — питання особисто для вас некритичне, нехай журналіст сам розбирається із запропонованою новиною. Ви вивільните трохи часу, а журналісти вчитимуться самостійності. Особисто контролювати все — не важливо та й не потрібно.

11. Замініть пошту... телефоном.

Іноді це ефективніше. Є люди, які використовують електронну пошту як месенджер: один лист — одне запитання. Уявляєте, як напружує, коли для вирішення елементарного питання вам потрібно дочекатися 5-6 листів, кожен із яких містить одну думку чи речення, і дати на них 5-6 відповідей?! І як виглядає після такого «напруженого листування» ваша папка «Вхідні»?

Якщо виявили, що хтось із ваших адресатів схильний до такого зловживання можливостями електронної пошти — просто наберіть його й запропонуйте відразу обговорити всі питання. З мого досвіду, телефонна розмова пройде швидше, ніж безкінечне «перекидання» мейлів на 1-2 речення туди-назад. Так і скажіть: «Вирішив тебе набрати і відразу все обговорити, бо так буде швидше, ніж писати листи туди-сюди». Якщо ж телефонного номера людини у вас немає — в найближчому листі замість продовження діалогу попросіть номер, пояснивши: «Простіше буде переговорити телефоном і відразу з'ясувати всі питання».

Якщо бодай одна порада з наведеного вище переліку допоможе вам вивільнити хоча би п'ять хвилин часу щодня — за місяць вийде цілих дві з половиною години. За рік — цілісінька доба. Отже, у вашому році буде замість 365 днів — 366. Присвятіть цю добу своїм власним цілям, бажаним і справжнім. А якщо ви зекономите більше, ніж п'ять хвилин? У будь-якому разі очікуваний результат, переконаний, буде того вартий.

comments powered by Disqus